Karl Wolf

Familiarisez-vous avec votre trousse du responsable de groupe

Inscrivez-vous comme responsable de groupe et nous vous enverrons une trousse. Celle-ci contient des affiches que vous pouvez utiliser pour faire la promotion de votre événement, un guide du responsable de groupe plein de suggestions et de listes utiles, des formulaires de dons, un DVD pour vous aider à motiver votre groupe, et bien plus. C’est l’une des ressources les plus importantes mises à votre disposition pour le 30 heures de famine.

Obtenez le soutien de l’administration et de commanditaires locaux

Commençons par le commencement. Selon l’endroit où vous prévoyez tenir votre 30 heures de famine, vous devrez obtenir le consentement et le soutien de votre école ou de votre église. Donc, informez-les de votre plan le plus tôt possible. Utilisez les modèles de lettres destinées à l’administration, que vous trouverez sous l’onglet Formulaires.

Formez une équipe de planification du 30 heures de famine

Rassemblez une équipe de personnes enthousiastes pour vous aider. Vous pourriez déléguer des responsabilités :

• Relations publiques - responsable d’annoncer l’événement auprès des entreprises locales, des médias et de la communauté (vous trouverez des outils utiles de relations publiques à la page Faites la promotion de votre 30 heures de famine)
• Promotion et marketing – responsable de susciter de l’intérêt et de recruter des participants
• Administration – responsable de la collecte et du suivi des dons
• Événements spéciaux – responsable de l’organisation des activités qui se dérouleront pendant le 30 heures de famine et de tout équipement spécial dont vous pourriez avoir besoin
• Médias – responsable de la prise de photos et de vidéos pendant l’événement et de leur téléchargement sur Facebook

Choisissez une date et fixez un objectif pour votre collecte de fonds

L’événement se déroulera les 16 et 17 avril 2010 partout au pays, mais votre groupe peut choisir une autre date qui lui convient. Il sera plus facile de maintenir votre équipe motivée si elle a un objectif clair de collecte de fonds à atteindre. Utilisez l’affiche des objectifs incluse dans votre trousse pour savoir où vous en êtes avec les dons.

Recrutez des membres pour votre groupe et assurez un suivi

Installez des tables de recrutement dans les endroits passants et consignez l’adresse de courriel des participants avec les autres renseignements à leur sujet.

Une fois les participants inscrits, remettez-leur leurs formulaires de don, une enveloppe de collecte, un formulaire de bénévole (s’il y a lieu) et un formulaire de dégagement de responsabilité et d’autorisation. Utilisez le formulaire de suivi pour voir où en sont les dons recueillis par les membres de votre groupe et envoyez-leur des courriels pour les garder motivés (vous trouverez les courriels de groupe, les formulaires de suivi supplémentaires, les formulaires de bénévole et les formulaires de dégagement de responsabilité et d’autorisation sous l’onglet Formulaires).

Fixez-vous des échéances

Pour demeurer organisé, fixez-vous des échéances et inscrivez-les sur votre calendrier. Ou si vous préférez, utilisez notre liste de contrôle du responsable de groupe – vous la trouverez sous l’onglet Formulaires.

Il peut être difficile de recueillir de l’argent. C’est pourquoi nous avons réuni quelques idées pour vous aider :

• Si vous portez un uniforme à votre école, demandez à vos professeurs si vous pouvez organiser une journée décontractée. Pour participer, les élèves devront faire un don à votre fonds du 30 heures de famine.
• Demandez à un groupe musical de votre école de donner un concert bénéfice.
• Organisez une vente de pâtisseries – cela peut paraître vieux jeu, mais qui n’aime pas les biscuits aux brisures de chocolat ?
• Contactez les entreprises locales et demandez-leur de faire un don ou d’égaler votre objectif de collecte de fonds. Utilisez le modèle de lettre de soutien que vous trouverez sous l’onglet Outils de promotion..
• Utilisez l’affiche de suivi des objectifs pour montrer comment votre groupe s’en tire – et garder les gens motivés.
• Organisez une vente de livres – demandez aux gens de donner leurs vieux livres et vendez-les quelques dollars chacun.
• Parlez aux gens du 30 heures de famine sur votre page Facebook ou votre fil Twitter et demandez-leur de donner.
• Formez une équipe de pelleteurs, puis allez dans le voisinage et offrez aux gens de dégager leur trottoir moyennant un don.
• Offrez des primes d’encouragement aux meilleurs collecteurs de fonds (il peut s’agir de n’importe quoi, de cadeaux reçus à la préparation de collations par le reste du groupe).
• Organisez une vente aux enchères – demandez à quelques membres de l’équipe de donner du temps pour faire du tutorat ou nettoyer des casiers.
• Placez une tirelire à la fin de la file à la cafétéria et encouragez les gens à faire don de leur petite monnaie.
• Organisez une vente d’œuvres d’art – demandez aux gens de votre école ou de votre communauté de donner des chefs-d’œuvre faits de leurs propres mains.
• Achetez une piñata et invitez les gens à la frapper moyennant un don – celui ou celle qui brisera la piñata gagnera les friandises qu’elle contient.

N’hésitez pas à demander aux gens d’aider un enfant dans le besoin. Remerciez-les quel que soit le montant qu’ils donnent.

Pour rendre l’événement inoubliable, c’est toujours une bonne idée que de préparer quelques activités à l’avance (ainsi, si vous avez besoin d’équipement ou d’accessoires spéciaux, vous les aurez sous la main).

Pour garder tout le monde occupé pendant 30 heures, nous avons des tonnes d’activités à vous proposer ainsi qu’un horaire type pour voir comment vous pourriez les organiser.

Activités pour le 30 heures de famine Horaire type

Voici quelques trucs pour vous aider à survivre à ces 30 heures :

Buvez autant d’eau et de jus que vous le désirez. Évitez le lait, la caféine et la gomme à mâcher puisqu’ils creusent l’appétit.

Si vous ne vous sentez pas bien, vous sentez faible ou malade, mangez un bol de riz blanc vapeur. Non seulement le riz renferme-t-il de nombreux nutriments essentiels qui vous donneront de l’énergie, vous pourrez vous mettre dans la peau de certains enfants affamés qui n’ont droit qu’à cet aliment chaque jour.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons réuni les formulaires dont vous aurez besoin pour organiser votre événement.

Obtenez du soutien pour votre 30 heures de famine. Informez votre école ou votre église de votre plan : Téléchargez la lettre de demande de soutien à la direction

Gardez les membres de votre groupe du 30 heures de famine informés et motivés Envoyez un courriel de bienvenue Envoyez un courriel de rappel

Vous avez recruté quelques participants supplémentaires ?
Téléchargez le formulaire de dégagement de responsabilité et d’autorisation
* N’oubliez pas : chaque membre du groupe doit vous remettre un formulaire de dégagement de responsabilité et d’autorisation signé pour pouvoir participer.

Suivez vos dons et voyez à quel point vous vous rapprochez de votre objectif : Téléchargez le formulaire de suivi (version Excel)

Veillez à ce que vous et les membres de votre groupe inscriviez vos heures de bénévolat ou de service communautaire (s’il y a lieu) : Téléchargez le formulaire de bénévolat ou de service communautaire

Si vous avez besoin de formulaires de don supplémentaires, veuillez communiquer avec votre représentant du 30 heures de famine au 1 800 363-5021. Nous vous les enverrons par la poste. Ou envoyez-nous un courriel à repondre@visionmondiale.ca